Datenschutzordnung SSV Emerkingen e.V.

Präambel

Der SSV Emerkingen e.V. verarbeitet personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, oder der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, erlässt die Vorstandschaft nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1 Allgemeines

Unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) erhebt und verarbeitet der Verein personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder des Vereins und der Teilnehmenden an sportlichen Angeboten. Diese Daten werden im vereinseigenen EDV-System gespeichert, genutzt und verarbeitet. Grundsätzlich werden personenbezogene Daten nur insoweit verarbeitet, wie dies für die Verfolgung der Vereinsziele, die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder sowie aufgrund berechtigter Interessen des Vereins erforderlich ist.

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.

Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Der Vorstand ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

Mit dem Betritt eines Mitgliedes nimmt der Verein die für die Mitgliedschaft im Verein erforderlichen Daten Name, Anschrift, Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, Telefonnummer, E-Mailadresse, Abteilungszugehörigkeit, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, ggf. ein Passfoto, sowie ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit (bei Zuordnung zum Familienbeitrag) auf. Diese Informationen werden im vereinseigenen EDV-System gespeichert. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die benannten Daten sind für die Verfolgung der Vereinsziele sowie zur Mitgliederbetreuung und -verwaltung notwendig.

Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Spiel- oder Wettkampfbetrieb der Verbände anstreben (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen. Eine Weiterleitung an den Dachverband WLSB erfolgt für alle Mitglieder im Rahmen der Verbandsmeldung zu Versicherungszwecken.

Zum Ende der Mitgliedschaft werden die erhobenen und gespeicherten personenbezogenen Daten vom vereinseigenen EDV-System gelöscht.

 

§ 3 Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter

Nimmt eine Person, die nicht Mitglied des Vereins ist, an den sportlichen Angeboten des Vereins teil, werden ebenfalls die Daten Name, Anschrift, Geburtsdatum, Bankverbindung, Telefonnummer, Mailadresse erhoben. Die Aufnahme dieser personenbezogenen Daten ist für die Organisation der sportlichen Angebote erforderlich. Die erhobenen Daten werden für die Laufzeit des entsprechenden Angebots gespeichert und anschließend gelöscht.

 

§ 4 Auskunftsrechte

Jede Person, deren personenbezogene Daten der Verein erhebt und verwendet, hat jederzeit Anspruch darauf,

1. Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten zu erhalten,
2. dass die zu seiner Person gespeicherten Daten berichtigt werden, wenn sie unrichtig sind,
3. dass die zu seiner Person gespeicherten Daten gesperrt werden, wenn sich bei behaupteten Fehlern weder deren Richtigkeit noch deren Unrichtigkeit feststellen lässt,
4. dass die zu seiner Person gespeicherten Daten gelöscht werden, wenn die Speicherung unzulässig war oder die Zwecke für die sie erhoben und gespeichert wurden nicht mehr notwendig sind,
5. der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu widersprechen - sofern diese nicht für die Mitgliedschaft im Verein erforderlich sind -,
6. seine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.

 

§ 5 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über die Vereinsaktivitäten können personenbezogene Daten in Aushängen, im Amtsblatt der Gemeinde, auf der Internetseite des Vereins und in den sozialen Medien veröffentlicht und an die Presse weitergegeben werden.

Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang. Dazu kann die Öffentlichkeitsarbeit über die Aktivitäten des Vereins auch die Veröffentlichung von Fotos und Videos umfassen. Zu den Aktivitäten des Vereins zählen auch der Betrieb der Vereinsgaststätte und Tanzveranstaltungen. Die Veröffentlichung von Daten betrifft vorrangig Mitglieder. Gegebenenfalls umfassen die Veröffentlichungen auch personenbezogene Daten von Anwesenden, die nicht Vereinsmitglied sind.

Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und ggf. der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion und Telefonnummer veröffentlicht.

 

§ 6 Datenverarbeitung zu Werbezwecken

Der Verein kann personenbezogene Daten der Mitglieder in Einzelfällen zu Werbezwecken verwenden, wenn er dies für erforderlich und angemessen hält. Der Datenschutzbeauftragte ist hierbei zu konsultieren. Jedes Vereinsmitglied kann der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu Werbezwecken durch den Verein jederzeit widersprechen.

 

§ 7 Datenzugriff und Verpflichtung zur Vertraulichkeit

Personenbezogene Daten werden vom Verein und seinen Verantwortlichen nur in dem Maße verwendet, wie dies erforderlich ist und wie es diese Datenschutzordnung regelt.

Zumindest teilweisen Zugriff auf die vom Verein erhobenen personenbezogenen Daten haben: Vorstandschaft, Mitglieder des Hauptausschusses, Trainerinnen, Trainer, Gruppenleiterinnen, Gruppenleiter, Betreuerinnen, Betreuer.

Alle Verantwortlichen des Vereins, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, verpflichten sich auf einen vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten.

 

§ 8 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederlisten

Listen von Mitgliedern oder Teilnehmenden werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Vereins (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

§ 9 Kommunikation per E-Mail

Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

 

§ 10 Datenschutzbeauftragter

Der Verein benennt einen Datenschutzbeauftragten. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkenntnis verfügt.

 

§ 11 Internetauftritt

Der Verein unterhält einen zentralen Internetauftritt. Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

Abteilungen, Gruppierungen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands.

 

§ 12 Verstöße

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und gegen diese Datenschutzordnung werden vom Vorstand in seinem Ermessen geahndet.

 

§ 13 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 23.09.2019 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.